BoumanGGZ te Rotterdam
Bouman Geestelijke Gezondheidszorg verleent zorg aan mensen die lijden aan verslavingsziekten of andere psychische ziekten. Bij Bouman werken ruim 1100 mensen in diverse disciplines van medisch – psychiatrische, psychologische en sociale zorg. De locaties (ongeveer 55) zijn divers en variëren van het bezoeken van cliënten aan huis, opvangplekken in de buurt tot een gespecialiseerd ziekenhuis.
De afdeling Services (Vastgoed en Facilitair, HR, EAD) is eind 2009 gevormd om de onderlinge activiteiten te integreren om beter tegemoet te kunnen komen aan de wensen van de klant. De na te streven doelen zijn:
- Snellere en meer adequate onderlinge afstemming
- Het ontwikkelen met elkaar van een vermogen om samen te werken en uit te wisselen
- Het daarmee bevorderen van teamgeest, creativiteit en vertrouwen.
In een doorlooptijd van ongeveer een half jaar (december 2009 – september 2010) is, op basis van individuele en groepsgesprekken binnen Vastgoed en Facilitair, besproken hoe de interne samenwerking verbeterd kan worden. We hebben afgestemd hoe de structuur moet zijn om die interne samenwerking te faciliteren. De spin in het web is het Servicebureau geworden waar alle vragen binnenkomen. Vastgoed en Facilitair hebben 6 coördinatoren die vakinhoudelijk bekwaam zijn.
De individuele en groepsgesprekken zijn bewust verticaal en horizontaal opgezet. Het servicebureau en de coördinatoren zijn bij elkaar gaan zitten om af te stemmen wat men van elkaar moet weten om de ander zo goed mogelijk van dienst te zijn. Elke coördinator heeft een vaste servicebureaumedewerkster. Zij vormen een hecht duo. Gelijktijdig is op elk niveau afgesproken dat men elkaar op hoofdlijnen moet vervangen. Gesprekken zijn op gang gebracht tussen coördinatoren en het managementteam. Al deze gesprekken zijn zowel formeel / gestructureerd als informeel (elkaar even snel aanspreken) ingebed.
De weerstand op de verandering is bespreekbaar gemaakt waarbij het vooral duidelijk werd hoe lastig het is om woorden te vinden voor het gevoel (van onzekerheid en angst). Op basis van vertrouwen en steun geven werden mensen uitgenodigd om te blijven proberen het gevoel te uiten. Naast het bespreekbaar maken van de weerstand is vooral goed gekeken naar de individuele kracht van eenieder en op welke wijze die kracht aangesproken kan worden.
Het gevolg van de gesprekken is dat lastige problemen en onderwerpen op tafel zijn gekomen, het management elkaar gevonden heeft in een gezamenlijk optreden en het servicebureau, door de intensieve afstemming met de coördinatoren, steeds beter in staat is vragen professioneel en snel te beantwoorden. Alles gaat nu makkelijker en sneller.
De kern van de opdracht is het zorg dragen voor contact en het bespreekbaar krijgen van alles wat hinderde om samen te werken. De opdracht is voor dit moment afgerond.